Lizenzmanagement Bund
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Das Lizenzmanagement Bund (LM Bund) wurde zur Steigerung der Transparenz über die eingesetzte Software in der unmittelbaren Bundesverwaltung ins Leben gerufen. Hierdurch soll eine bedarfsgerechte Beschaffung von Software ermöglicht und der Einsatz von Software optimiert werden. Im Zuge dessen können Wirtschaftlichkeitseffekte erzielt werden, welche im Ergebnis sowohl zu einer Einsparung von Haushaltsmitteln als auch zu einer Reduzierung von Verwaltungsaufwänden führen.
„Lizenzmanagement“, also Software nebst Nutzungsrechten zu erfassen, zu überwachen und zu verwalten, wurde in den Behörden des Bundes bisher sehr unterschiedlich gehandhabt. Bundeseinheitliche Vorgaben existierten nicht, weshalb die Behörden das Thema individuell und in unterschiedlicher Qualität praktizieren.
Ein harmonisiertes Lizenzmanagement im Bund führt zu mehr Transparenz sowohl im Softwarebestand des Bundes als auch bei der Ermittlung von etwaigen Mehr- oder Minderbedarfen bei der Beschaffung von Software. Dies führt in der Folge dazu, dass Haushaltsmittel geschont und Verwaltungsaufwände reduziert werden können. Hierfür wurde im September 2021 ein Rahmenkonzept Lizenzmanagement Bund von der Konferenz der IT-Beauftragten der Ressorts (KoITB) beschlossen, welches die grundlegenden Ziele und Kernelemente des Lizenzmanagements im Bund beschreibt.
Wesentliche Vorteile eines professionalisierten Lizenzmanagements sind:
1. Eine stärkere Verhandlungsposition des Bundes in Vertragsverhandlungen mit (Software-)Herstellern.
2. Die Vermeidung von nicht notwendigen Neubeschaffungen oder Mehrfachbeschaffungen von Software, was zur Einsparung von Haushaltsmitteln und der Reduzierung von Verwaltungsaufwänden führt.
3. Eine Erleichterung bei der Umsetzung der Datenstrategie des Bundes.
Mit dem Projekt „Lizenzmanagement Bund“ soll dieser Zustand erreicht werden. Konkret werden die folgenden Ziele verfolgt:
1. Die Steigerung der Transparenz über die eingesetzte Software und die vorhandenen Nutzungsrechte im Bund: Diese Transparenz ist die Grundlage für wirtschaftliches Handeln, die Schaffung von Rechtssicherheit und die Erreichung der weiteren Ziele des Lizenzmanagements Bund.
2. Die Steigerung der Leistungsfähigkeit und Steuerbarkeit: Die Aktivitäten im Lizenzmanagement sollen stärker vereinheitlicht und automatisiert werden. Dadurch soll der Bund verstärkt als Einheit am Markt agieren.
3. Der Softwareeinsatz soll wirtschaftlicher werden. Insbesondere soll die Entstehung von Lizenzbedarfen innerhalb der IT-Dienstleister und der Behörden stärker gesteuert werden und überschüssige oder nicht mehr benötigte Lizenzen sollen der Nachnutzung oder der Verwertung zugeführt werden können.
4. Die Rechtssicherheit soll gesteigert werden, Nutzungsrechte sollen besser bekannt sein und deren Einhaltung überwacht werden.
Zur Erreichung der Ziele sollen verschiedene Stellen im Bund zusammenwirken und einen individuellen Beitrag leisten:
- Eine Zentralstelle Lizenzmanagement Bund (ZLB) soll zukünftig die Aktivitäten des Bundes im Lizenzmanagement koordinieren, Unterstützungsangebote für die Behörden gestalten und bundesweite Beschlüsse herbeiführen. So stellt das „SAM -Tool des Bundes“ ein erstes Unterstützungsangebot dar, für welches die ZLB perspektivisch die Rolle der Fachverantwortlichen Stelle übernehmen soll.
- Die Behörden müssen ein operatives (lokales) Lizenzmanagement etablieren und nachhaltig praktizieren. Dabei können sie das Dezentrale Lizenzmanagement-Konzept („DLM-Konzept“) nebst Anlagen und Werkzeugen zur Etablierung beziehungsweise Weiterentwicklung ihres (lokalen) Lizenzmanagements nutzen.
- Die IT-Dienstleister sollen neben ihrem lokalen Lizenzmanagement, sofern möglich, Aufgaben der Behörden übernehmen und „Software as a Service“-Angebote (SaaS) etablieren, welche dann das Lizenzmanagement für die entsprechende Software beinhalten.
- Die Zentralstelle IT-Beschaffung (ZIB) soll verstärkt Rahmenverträge mit einheitlichen und optimierten Konditionen für den gesamten Bund schließen und deren Nutzung durch möglichst alle Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung vorantreiben.
- Ein „Leitfaden zur Übertragung- und (Wieder-)Verwertung von Software soll den Austausch und die Verwertung von Software im Bund durch einen rechtlich fundierten Prüfprozess ermöglichen, indem die Übertragbarkeit und Verwertbarkeit von Software analysiert und bei Bedarf die Software ausgemustert wird.
Projekt Lizenzmanagement Bund Dauer: 2:02 Minuten Quelle: https://artgrid.io/, https://elements.envato.com/de/
SAM-Tool Dauer: 1:36 Minuten Quelle: https://artgrid.io/, https://elements.envato.com/de/
Dezentrales Lizenzmanagement Dauer: 1:40 Minuten Quelle: https://artgrid.io/, https://elements.envato.com/de/
