Computer-Aided-Facility-Management (CAFM)

Typ: Artikel , Schwerpunktthema: Digitale Lösungen

Die IT-Maßnahme dient der Beschaffung und Implementierung einer Computer-Aided-Facility-Management- (CAFM-)Lösung.
Sie soll u. a. die Liegenschafts- und Raumverwaltung sowie das Inventar-/Anlagen-, Flächen- und Fuhrparkmanagement in den Bundesbehörden erleichtern.

Ausgangssituation

Zahlreiche Bundesbehörden haben Aufgaben eines Inventar-/Anlagen-, Flächen- oder Fuhrparkmanagements und verwalten ihre Räume selbst. Die zahlreichen Einzellösungen sollen durch eine effiziente, bedarfsorientierte IT-Lösung vereinheitlicht werden. Zudem traten am 1. Januar 2015 die Verwaltungsvorschriften für die Buchführung und Rechnungslegung über das Vermögen und die Schulden des Bundes (VV-ReVuS) in Kraft. Sie regeln, wie die Veränderungen des Vermögens- und des Schuldenbestandes im Verlauf eines Haushaltsjahres dokumentiert werden müssen. Die VV-ReVuS sind grundsätzlich IT-gestützt anzuwenden.
Die CAFM-Lösung soll im Kontext der Dienstekonsolidierung beschafft und implementiert werden. Die Ist-Aufnahme der Anforderungen der Bundesbehörden hat das Konsolidierungspotential dieser IT-Maßnahme noch einmal unterstrichen. Nach Abschluss der IT-Maßnahme werden keine weiteren individuellen CAFM- und Inventarisierungslösungen mehr genutzt.

Zielbild

Eine modulare, offene CAFM-Lösung soll angrenzende Verfahren über offene Standards anbinden und sich optimal in die jeweilige Arbeitsumgebung der nutzenden Behörde integrieren lassen. Im Sinne der langfristigen Investitionssicherheit muss es möglich sein, die einzelnen Module unabhängig voneinander weiterzuentwickeln und ggf. auszutauschen. Ausgangspunkt soll eine CAFM-Lösung sein, die möglichst viele Anforderungen der Bundesverwaltung bereits im Produktstandard erfüllt.

Neben den Anforderungen durch die VV-ReVuS im Bereich der sächlichen Vermögensgegenstände (ohne Immobilien) werden auch CAFM-Anforderungen erfüllt:

  • Liegenschaftsverwaltung (nur Nutzenden-Sicht),
  • Raumverwaltung (Raumbestand, -belegung, -nutzung)
  • Raumreservierung,
  • Desksharing,
  • Flächenmanagement,
  • Umzugsmanagement,
  • Reinigungsmanagement,
  • Schlüsselverwaltung / Schließanlagen- und Zutrittsmanagement,
  • Inventarmanagement / Anlagemanagement,
  • Auftragsmanagement im Facilitymanagement,
  • Instandhaltungsmanagement,
  • Fuhrparkmanagement,
  • Vertragsverwaltung,
  • Unterstützung von Wegeleitsystemen,
  • Anzeige von CAFM-Objekten auf CAD-Gebäudeplänen
    (die Bereitstellung von CAD-Systemen zum Erstellen / Bearbeiten von CAD-Plänen ist jedoch nicht Bestandteil der CAFM-Lösung selbst).

Im Rahmen des Rollouts auf weitere Behörden soll die CAFM-Lösung u. a. durch folgende Funktionalitäten ergänzt werden:

  • Erweiterung der Berichte und Auswertungen,
  • Standardschnittstellen für Im- und Exporte von CAFM-Daten,
  • Parkplatzmanagement,
  • Bereitstellung von Standardschnittstellen zur Anbindung kundenspezifischer Kontrollsysteme,
  • Standardschnittstelle zur Zulassungssoftware der KFZ-Zulassungsstelle,
  • Erweiterung hinsichtlich der Anbindung mobiler Lösungen.

Um das CAFM-System auf die fortschreitende Digitalisierung vorzubereiten, sollen im Rahmen der Systemerweiterung bis 2025 auch Themen wie "Predictive Maintenance" und das Auslesen sowie die Ansteuerung externer Sensorik (Smart Facility / Smart Metering) umgesetzt werden.

Die zentrale CAFM-Lösung wird in die Plattform für digitale Ressourcensteuerung eingebettet.

Kernnutzen

Der Einsatz der CAFM-Lösung bietet folgenden Nutzen:

. Einsatz von Standardsoftware.

. Einsatz eines integrierten Gesamtsystems mit modularem Aufbau.

. Einheitlichkeit von IT-Lösungen innerhalb der Bundesverwaltung.

. Die Wartungs- und Betriebskosten für das ITZBund werden durch die Nutzung von Skaleneffekten verringert.

. Es werden Synergieeffekte beim Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen erzielt.

. Die Behörden können ihre Liegenschaften und Gebäude rechtskonform verwalten.

. Die Behörden können ihre Ressourcen durch einen höheren Automatisierungsgrad der Bewirtschaftungsprozesse für Liegenschaften des Bundes optimieren.

. Die Behörden können ihre Liegenschaften und ihr Inventar kosteneffizienter und bedarfsgerechter nutzen.

. Die Behörden können ihrer Nachweispflicht gemäß VV-ReVuS nachkommen.

. Die Behörden können ihre hausverwaltende Dienststelle besser an die Arbeitseinheiten der Betriebsüberwachung anbinden.

Nutzerkreis

  • Das künftige CAFM unterstützt nicht nur die mit Facility Management betrauten Sachbearbeitenden / Mitarbeitenden der Bundesverwaltung mit zahlreichen modernen Funktionalitäten, sondern auch die Führungskräfte durch aussagekräftige Berichts- und Analysefunktionen.

Maßnahmenlaufzeit

  • Die IT-Maßnahme begann im 07/2018

  • Die IT-Maßnahme endet im 12/2025

Einordnung der Maßnahme in den Gesamtkontext

Die IT-Maßnahme CAFM ist der Domäne Enterprise Ressource Planning (ERP) zugeordnet.
Die Domäne Enterprise Resource Planning (ERP) umfasst Dienste zur IT-Unterstützung standardisierbarer Querschnittsaufgaben des Bundes. Die ERP-Dienste befassen sich typischerweise mit den in der Bundesverwaltung verwendeten Ressourcen, wie Haushalts– und Sachmittel sowie dem Personalmanagement.

Beschreibung der Abhängigkeit/ Schnittstellen zu anderen Maßnahmen

Dienst, der mit der IT-Maßnahme umgesetzt wird

Name der IT-Maßnahme, zu der die Abhängigkeit besteht

Erläuterung der Abhängigkeit

RaumdispositionPVSAustausch von Informationen zur Aufbauorganisation der Behörde und zu Beschäftigten. Datenaustausch für den Geschäftsverteilungsplan (z.B. Raumnr. und Tel.).
Bestandsführung /InventarisierungPVSBereitstellung von Liegenschafts-, Raum- und Ausstattungsdaten für das Modul PVS-EH&S als Hintergrundinformation zur Vorbereitung auf Arbeitsschutzbegehungen.
Bestandsführung / InventarisierungDezentrale HH-ITÜbergabe von Bestandsdaten an die Anlagenbuchhaltung (gem. KLR-Vorschriften) zum Nachweis des Bestandes und der Bewegungen des Sachanlagevermögens (VV-ReVuS). Synchronisation der Bestandsdaten.
LiegenschaftsverwaltungDezentrale HH-ITTechn. Einbindung der F15z-Rückschnittstelle zur Realisierung eines Budget-/ Zahlungsnachweises in CAFM. Die Abwicklung von Zahlungsvorgängen ist entbehrlich, da künftig der E-Rechnungsdienst alle rechnungsabhängigen Zahlungsvorgänge unterstützt.
Bestandsführung / InventarisierungE-AkteMit E-Akte Bund wird die offizielle Aktenführung unterstützt. Mit CAFM kann bei Bedarf die bisherige Handakte elektronisch unterstützt werden. Mittelfristige Zielstellung ist, dass die E-Akte direkt aus CAFM heraus geöffnet werden kann.
Bestandsführung / InventarisierungmeDAEs ist liegenschaftsbezogen zu prüfen, ob vorhandene bzw. neue Drittsysteme mit CAFM i.V.m. meDA unterstützt werden können. Gewünschter Zielzustand ist, CAFM-Daten an die Bestandssysteme zu übergeben.
LiegenschaftsverwaltungE-BeschaffungErmittlung von Bedarfen aus der Liegenschaftsverwaltung für den Dienst Beschaffung.
Bestandsführung / InventarisierungE-BeschaffungErmittlung von Bedarfen aus der Inventarverwaltung für den Dienst Beschaffung.
FuhrparkmanagementE-BeschaffungÜbermittlung von Bedarfen aus der Fuhrparkverwaltung an den Dienst Beschaffung.
InstandhaltungE-BeschaffungÜbermittlung von Bedarfen aus der Instandhaltung an den Dienst Beschaffung.

Kontakt

CAFM-FvSt.gzd@zoll.bund.de

Umsetzende Behörde

Generalzolldirektion

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