Controlling Bund
Artikel Digitale Lösungen
Ziel der IT-Maßnahme ist es, ein IT-System zu erarbeiten und einzuführen, das für Controlling-Zwecke in der Bundesverwaltung verwendet werden kann, sofern diese nicht durch andere, spezialisierte Dienste oder Fachanwendungen unterstützt werden.
Ausgangssituation
Controlling im Sinne dieser IT-Maßnahme ist Führungsunterstützung im Zyklus Planen, Steuern und Kontrollieren. Dazu werden Daten erhoben, -aufbereitet und -analysiert, Szenarien dargestellt sowie Entscheidungsvorschläge entwickelt. Controlling ist mithin eine sehr weit verbreitete Aufgabe in der Bundesverwaltung, die an zahlreichen Stellen für unterschiedliche Controlling-Gegenstände und mit unterschiedlichsten Instrumenten und Methoden wahrgenommen wird.
Controlling wird in ERP-Anwendungen bereits mannigfach unterstützt (z.B. in der Haushaltsmittelverwaltung, im Personalwesen, im Facility-Management). Darüber hinaus werden in der Bundesverwaltung aber auch zahlreiche andere IT-Lösungen für Controllingaufgaben verwendet. Hierzu gehören zum Beispiel das Projektcontrolling, das Prozesscontrolling oder auch spezielle Instrumente für das Controlling von Verwaltungsfachaufgaben. Derzeitig werden sehr viele unterschiedliche IT-Lösungen verwendet. Am weitesten verbreitet hierbei sind hier MS-Office-Produkte.
Für andere Controlling-Gegenstände (z.B. IT-Controlling, übergreifendes Performance-Controlling, strategische Steuerungsunterstützung) dagegen existieren nach bisherigem Kenntnisstand keine oder nur punktuell IT-Lösungen in der Bundesverwaltung, obwohl die Aufgaben zweifelsfrei existieren. Auch wird in den Ressorts das Thema Controlling unterschiedlich intensiv durchgeführt.
Zielbild
Um die dringenden Bedürfnisse insbesondere des IT-Controllings Bund zu erfüllen und langdauernde Evaluierungen zu vermeiden, soll zunächst ein IT-System für die Zwecke des IT-Controllings beschafft und - soweit notwendig - auf die Anforderungen des IT-Controlling angepasst werden. Bei der Beschaffung sind die allgemeinen Anforderungen eines Controllings zu berücksichtigen, um den Einsatz der beschafften Software für andere Controlling-Gegenstände und für die gesamte Bundesverwaltung zu ermöglichen.
Soweit der Projektverlauf weitere Konsolidierungsnotwendigkeiten aufzeigt und sinnvolle technische Lösungen erkennbar werden, ist es außerdem Ziel dieser IT-Maßnahme, einen Projektplan für die Realisierung spezieller bedarfsbezogener IT-Lösungen und deren Rollout in die Bundesverwaltung zu erstellen.
Im ersten Schritt - der Etablierung eines IT-Controlling-Systems - sollen folgende Ziele erreicht werden:
- Für das zentrale IT-Controlling Bund wird durch die IT-Maßnahme ein medienbruchfreier, durchgehend digitaler Referenzprozess erarbeitet, der in der entsprechenden IT-Lösung implementiert wird.
- Für das zentrale IT-Controlling Bund steht eine Anwendungssoftware zur Verfügung, die vorgenannte Mindestanforderungen erfüllt, um damit zugelieferte Daten mittels eines Datawarehouse auswerten zu können.
- Diese Anwendungssoftware steht weiteren berechtigten Nutzern in deren Berechtigungsrahmen zur Verfügung (rollenbasierte Zugänge), damit diese Informationen des zentralen IT-Controllings Bund bedarfsgerecht abrufen können.
Kernnutzen
Ein modernes, einheitliches Instrument zum IT-Controlling für die Bundesverwaltung ist für die professionalisierte Aufgabenwahrnehmung in den Organisationen mit Controlling-Aufgaben mit der Entwicklung nutzbar. Erwartet werden deutliche Effizienzsteigerungen im Bereich der Informationsbeschaffung- und -aufbereitung. Darüber hinaus sind die durch eine Konsolidierung üblicherweise zu erzielenden positiven Effekte im Bereich der IT-Betriebs- und Beschaffungskosten dann zu erwarten, wenn die Anzahl der unterschiedlichen Lösungen für eine Funktion verringert wird.
Der Abbau von Medienbrüchen und der Zugriff auf aktuelle Informationen bis hin zum Wegfall einzelner Bearbeitungsstationen verkürzen die Durchlaufzeit und erhöhen die Informationsqualität. Zudem erleichtern einheitliche Anwendungen die Einarbeitung von Mitarbeitenden nach Stellenwechsel innerhalb der Bundesverwaltung. Folglich unterstützt die IT-Maßnahme als Digitalisierung des zentralen IT-Controllings Bund auch die Umsetzung von Zielen der IT-Strategie des Bundes.
Nutzerkreis
Maßnahmenlaufzeit
Einordnung der Maßnahme in den Gesamtkontext
Die IT-Maßnahme Controlling Bund ist der Domäne Enterprise Resource Planning (ERP) zugeordnet.
Die Domäne Enterprise Resource Planning (ERP) umfasst Dienste zur IT-Unterstützung standardisierbarer Querschnittsaufgaben des Bundes. Die ERP-Dienste befassen sich typischerweise mit den in der Bundesverwaltung verwendeten Ressourcen, wie Haushalts– und Sachmittel sowie dem Personalmanagement.
Kontakt
Umsetzende Behörde
ITZBund