Dezentrale Haushalts-IT
Artikel Digitale Lösungen
Die IT-Maßnahme „Dezentrale Haushalts-IT“ ist die Konsolidierung der in der unmittelbaren Bundesverwaltung genutzten dezentralen IT-Lösungen für das Planungs- und Rechnungswesen mit dem Schwerpunkt auf dem Haushalts- und Finanzmanagement. Zur Abbildung der Dienste Haushaltsplanung, Budgetierung, Bewirtschaftung, Anlagenbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) sowie Rechnungslegung werden innerhalb der Maßnahme mehrere IT-Lösungen entwickelt.
Ausgangssituation
Alle Bundesbehörden sind verpflichtet, ihre Haushaltsplanung sowie den Haushaltsvollzug selbst durchzuführen und dabei Informationen entweder über die zentral bereitgestellten Dialoglösungen oder über definierte Schnittstellen an das zentrale Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR-Verfahren des Bundes) anzuliefern bzw. zu empfangen. In vielen Bundesbehörden werden derzeit unterschiedliche, individuelle IT-Lösungen für Haushalts- und Steuerungsdienste eingesetzt, zum Teil aus historischen Gründen, zum Teil um zusätzliche behördeneigene Anforderungen abdecken zu können. Dies geschieht trotz weitgehend gleicher Vorschriften über unterschiedliche IT-Lösungen.
Der Großteil eingesetzter IT-Lösungen ist veraltet, die Vorgangsbearbeitung basiert oft auf „Papier und Office-Anwendungen“ und damit auf manuellen Bearbeitungsprozessen. Damit sind die Haushalts- und Finanzmanagementprozesse nicht Ende-zu-Ende medienbruchfrei in den unterstützenden IT-Lösungen abgebildet und haben einen niedrigen Digitalisierungs- und Standardisierungsgrad. Das erforderliche Berichtswesen ist deshalb weitestgehend nicht automatisiert und verfügt über eine unzureichende Qualität. Bei dezentralen Anwendungen besteht das Risiko, dass diese veralten und nicht mehr die leistungsstärksten sind oder Schwächen im Bereich der nichtfunktionalen Anforderungen (Datenschutz, IT-Sicherheit, Barrierefreiheit etc.) haben.
Zielbild
Die IT-Maßnahme „Dezentrale Haushalts-IT“ entwickelt verschiedene IT-Lösungen zur Abbildung der Dienste Haushaltsplanung, Budgetierung, Bewirtschaftung, Anlagenbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung und Rechnungslegung sowie der medienbruchfreien Ende-zu-Ende-Prozesse. Hierzu gehören:
- Bundestemplate SAP S/4HANA mit Haushaltsfunktionalitäten
- Bundestemplate MACH mit Haushaltsfunktionalitäten
- Reporting-Tool Haushalt (operativ/strategisch)
Durch die Verwendung der Bundestemplates SAP S/4HANA und MACH wird es zukünftig möglich sein, alle haushaltsrelevanten Bearbeitungsvorgänge über standardisierte und hochgradig digitalisierte IT-Lösungen auszuführen. Durch die Integration der Beschaffungs- und Rechnungsprozesse sind zudem übergreifende Bearbeitungsvorgänge medienbruchfrei realisierbar. Ein Reporting-Tool ermöglicht schließlich ein Berichtswesen mit Auswertung- und Steuerungsmöglichkeiten auf Basis von operativen und strategischen Kennzahlen.
Kernnutzen
Der Einsatz der IT-Maßnahme Dezentrale Haushalts-IT bietet folgenden Nutzen:
1. Standardisierung und Digitalisierung der Vorgangsbearbeitung (Ende-zu-Ende-Prozesse).
2. Erhöhung der Qualität, Transparenz und Effizienz in der Vorgangsbearbeitung durch Nutzung der Potenziale der Digitalisierung.
3. Integration von Beschaffungs- und Haushaltsplanungsprozessen.
4. Vollumfängliche Abdeckung der Anforderungen von IT-Sicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit.
5. Reduzierung der Betriebskosten bzw. des Betriebsaufwands (standardisierte IT-Lösungen).
6. Vereinfachte Einarbeitung von Bediensteten bei Wechseln zwischen Bundesbehörden.
Nutzerkreis
Maßnahmenlaufzeit
Einordnung der Maßnahme in den Gesamtkontext
Die IT-Maßnahme „Dezentrale Haushalts-IT“ ist der Domäne Enterprise Resource Planning (ERP) zugeordnet.
Die Domäne Enterprise Resource Planning (ERP) umfasst Dienste zur IT-Unterstützung standardisierbarer Querschnittsaufgaben des Bundes. Die ERP-Dienste befassen sich typischerweise mit den in der Bundesverwaltung verwendeten Ressourcen, wie Haushalts– und Sachmittel sowie dem Personalmanagement.
| Dienst, der mit der IT-Maßnahme umgesetzt wird | Name der IT-Maßnahme, zu der die Abhängigkeit besteht | Erläuterung der Abhängigkeit |
|---|---|---|
| Bewirtschaftung | E-Payment Bund | Prüfung, ob Kontierungsinformationen zu elektronischen Ausgangsrechnungen auch in dezentrale Haushalts-Lösungen weitergeleitet werden können. |
| Bewirtschaftung | E-Beschaffung | Integration des Referenzworkflows für Einkauf und Beschaffung inkl. F15z-Schnittstelle. |
| Anlagenbuchhaltung | E-Beschaffung | Integration des Referenzworkflows für Einkauf und Beschaffung inkl. F15z-Schnittstelle. |
| Anlagenbuchhaltung | Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Lösung | Übernahme von materiellen Anlagenbeständen aus der Bestandsführung; Abgrenzung von Funktionalitäten. |
| Anlagenbuchhaltung | Beschaffung und Implementierung einer SAM-Lösung | Übernahme von immateriellen Anlagebeständen (Softwarelizenzen) aus der Bestandsführung; Abgrenzung von Funktionalitäten. |
Kontakt
Umsetzende Behörde
Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI)