Digitales Zwischenarchiv Bund (DZAB)
Artikel Digitale Lösungen
Bereitstellung der IT-Lösung „Digitales Zwischenarchiv Bund (DZAB)“ zur revisionssicheren Ablage und Langzeitspeicherung elektronischer Datenbestände mit Sicherung der Rückgriffmöglichkeit.
Ausgangssituation
Der zunehmende Einsatz von elektronischen Akten lässt die Datenmengen in den Bundesbehörden und Bundesgerichten stetig ansteigen. Dabei ist jeweils nur ein kleiner Ausschnitt aus dem Datenbestand für die tägliche Arbeit relevant, während eine große Menge an Daten nur noch für einen eventuell notwendigen Rückgriff aufbewahrt werden muss. Der für den Datenerhalt notwendige Betrieb einer beweiswerterhaltenden Langzeitspeicherung ist jedoch technisch komplex. Es wird daher ein Service benötigt, der die Bundesbehörden und Bundesgerichte von den passiven Datenbeständen entlastet, diese für die Behörden revisionssicher verwaltet, im Zugriff hält und als zentraler beweiswerterhaltender Langzeitspeicher die Bundesbehörden und Bundesgerichte entlastet.
Die Problematik des Informationserhalts und der Formatkonvertierung wurde durch frühere Projekte wie ArchiSig, ArchiSafe und TransiDoc bereits formuliert. Die angebotene Dienstleistung des Digitalen Zwischenarchivs (DZAB) übernimmt die beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung für die teilnehmenden Bundesbehörden und Bundesgerichte und bietet Unterstützung bei langen Aufbewahrungsfristen.
Ein entsprechender Service für konventionelle analoge Akten wird bereits seit nahezu 50 Jahren erfolgreich durch das Bundesarchiv betrieben. Die Übertragung von Funktionalitäten und Prinzipien des konventionellen Zwischenarchivs auf die digitale Welt geschieht auf Grundlage der gesetzlichen Verpflichtung aus dem Bundesarchivgesetz (BArchG) und wird mit der angebotenen Dienstleistung nun für die gesamte Bundesverwaltung realisiert.
Zielbild
Mit dem Digitalen Zwischenarchiv Bund (DZAB) bietet das Bundesarchiv in einer ersten Entwicklungsphase (DZAB 1.0) den Bundesbehörden die Möglichkeit zur Anbietung, Abgabe und Langzeitspeicherung der sehr schnell wachsenden elektronischen Datenmengen. Nach Ablauf der ersten Projektphase wird das DZAB seit dem Jahr 2020 entsprechend der stetigen Veränderung technischer Richtlinien, Vorgaben und Vorschriften sowie aktuellen Anforderungen der Nutzer weiterentwickelt (DZAB 2.0).
Mit dem DZAB wird den Bundesbehörden eine leistungsfähige und bedarfsgerechte Unterstützung der Verwaltungsaufgaben in Form einer revisionssicheren und beweiswerterhaltenden Ablage und Langzeitspeicherung elektronischer Datenbestände mit Sicherung der Rückgriffmöglichkeit zur Verfügung gestellt. Folglich trägt die IT-Maßnahme DZAB insbesondere zur Erreichung der übergeordneten strategischen Ziele der Dienstekonsolidierung in den Themen Sicherheit und Wirtschaftlichkeit (zentrale Schnittstellen für E-Akte Bund Anwenderinnen und Anwender) bei. Zudem ermöglicht die IT-Maßnahme die Anbietung und Abgabe elektronischer Akten und Daten gemäß BArchG (insb. auch qualifiziert elektronisch signierte Dateien) gegenüber dem Bundesarchiv.
Kernnutzen
Der Einsatz der IT-Maßnahme Digitales Zwischenarchiv Bund (DZAB) bietet folgenden Nutzen:
1. Sicherstellung der gesetzeskonformen Anbietung und Abgabe der Unterlagen an das Bundesarchiv nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und somit Unterstützung der Transparenz behördlicher Entscheidungsfindung.
2. Kein kostenintensiver Aufbau von eigenen digitalen Zwischenarchiven oder Langzeitspeichern bei einzelnen Behörden notwendig.
3. Einheitliche Dienstleistung (kundenorientiert und standardisiert).
4. Entlastung der aktiven IT-Systeme von nicht mehr unmittelbar benötigten Daten. Im Idealfall entfällt die Notwendigkeit zur weiteren administrativen Bearbeitung der Unterlagen durch die abgebende Behörde (automatisierte Prozesse).
5. Das Bundesarchiv kann frühzeitig Unterlagen hinsichtlich der Archivwürdigkeit bewerten.
Nutzerkreis
Grundsätzlich sind alle Bundesbehörden und Bundesgerichte potentielle Nutzerinnen und Nutzer des DZAB. Ein Großteil der Nutzerinnen und Nutzer wird im Rahmen des Roll-Outs der E-Akte Bund erwartet.
Maßnahmenlaufzeit
Einordnung der IT-Maßnahme in den Gesamtkontext der Dienstekonsolidierung
Die IT-Maßnahme Digitales Zwischenarchiv Bund ist der Domäne Elektronische Verwaltungsarbeit (EVA) zugeordnet.
Die Domäne Elektronische Verwaltungsarbeit (EVA) umfasst Dienste, die eine effiziente, effektive und bedarfsgerechte IT-Unterstützung der Beschäftigten der Bundesverwaltung im Rahmen der Verwaltungsarbeit ermöglichen. EVA-Dienste optimieren die Dokumentation von Verwaltungshandeln und bilden die internen Schnittstellen der Verwaltungsarbeit.
| Dienst, der mit der IT-Maßnahme umgesetzt wird | Name der IT-Maßnahme, zu der die Abhängigkeit besteht | Erläuterung der Abhängigkeit |
|---|---|---|
| Aufbewahrung | E-Akte | Auslagerung von elektronischem Schriftgut zur beweiswerterhaltenden Langzeitspeicherung für den Zeitraum der in der E-Akte Bund hinterlegten Aufbewahrungsfristen. |
| Aufbewahrung | E-Verkündung | Abgabe der verkündeten Fassung von Gesetzen und Beweiswerterhaltung elektronisch signierter Dokumente. |
| Aufbewahrung | alle datenproduzierenden Verfahren in der Bundesverwaltung | Das DZAB steht grundsätzlich für die Anbindung aller Fachverfahren der Bundesverwaltung zur beweiswerterhaltenden Speicherung offen. |
Kontakt
Umsetzende Behörde
Bundesarchiv