E-Beschaffung - Digitalisierung des Einkaufs im Bund
Artikel Digitale Lösungen
Die Maßnahme „E-Beschaffung – Digitalisierung des Einkaufs im Bund“ digitalisiert den gesamten Beschaffungsprozess von der Bedarfserhebung über die Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren, Abruf von Produkten- und Dienstleistungen bis zur Bestätigung der Warenlieferung bzw. Leistungserbringung und Rechnungslegung.
Ausgangssituation
Derzeit ist die Beschaffung des Bundes weitestgehend dezentral organisiert. Der Großteil eingesetzter IT-Lösungen ist veraltet, die Vorgangsbearbeitung basiert oft auf „Papier und Office-Anwendungen“ sowie manuellen Bearbeitungsprozessen. Damit sind die Beschaffungsprozesse nicht Ende-zu-Ende medienbruchfrei in den unterstützenden IT-Lösungen abgebildet und besitzen einen niedrigen Digitalisierungs- und Standardisierungsgrad. Das Berichtswesen ist weitestgehend nicht automatisiert und verfügt über eine unzureichende Qualität.
Zielbild
Zur Abbildung der Dienste Bedarfsmanagement, Vergabemanagement, Beschaffung und Materialwirtschaft sowie der medienbruchfreien Ende-zu-Ende-Prozesse werden mehrere IT-Lösungen entwickelt. Damit ist die Maßnahme E-Beschaffung eine der umfangreichsten, komplexesten IT-Maßnahmen und umfasst zahlreiche Unterprojekte. Hierzu gehören:
- Bedarfserhebungstool (BET)
- Vergabemanagementsystem (Bund VMS Bund)
- Bundestemplate SAP (S/4HANA) mit Beschaffungs- und Logistikfunktionalitäten
- Bundestemplate MACH mit Beschaffungs- und Logistikfunktionalitäten
- Kaufhaus des Bundes Next Generation (KdB NG)
- Reportingtool Beschaffung (operativ/strategisch)
Die unterschiedlichen IT-Lösungen der Maßnahme E-Beschaffung unterstützen jeweils einen Abschnitt des gesamten Beschaffungsprozesses. So wird beispielhaft die Erhebung und Konsolidierung von Bedarfen durch das Bedarfserhebungstool (BET) abgebildet, das sowohl den zentralen Beschaffungsstellen als auch den Behörden für ihre interne Bedarfssteuerung zur Verfügung steht.
Im Anschluss an die Bedarfserhebung werden Vergabeverfahren mithilfe des Vergabemanagementsystems Bund (VMS Bund) vorbereitet und rechtssicher durchgeführt. Die Bekanntmachung der Vergabeverfahren bzw. der Veröffentlichung der Vergabeunterlagen erfolgt über die e-Vergabe-Plattform.
In den sogenannten Bundestemplates MACH und SAP S/4HANA wird eine Vielzahl dezentraler Beschaffungsprozesse realisiert: z.B. interne Bedarfsmeldung, Abruf aus behördeninternen Kontrakten und Katalogen, Abruf aus dem KdB via Schnittstelle, dezentrale Vergabeprozesse, Bestellabwicklung, Wareneingang, bestellbezogene Rechnungsprüfung sowie Funktionen der dezentralen Lagerwirtschaft und Bestandsführung (Disposition, Warenbewegung, Ein- und Auslagerung, Inventur). All diese logistischen Funktionen sind mit der Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung und der kameralistischen Haushaltsfortschreibung in den Bundestemplates SAP S/4HANA und MACH integriert.
Mit dem neuen Kaufhaus des Bundes Next Generation (KdB NG) zum elektronischen Abruf von Produkten und Dienstleistungen realisieren wir eine moderne, komfortable und benutzungsfreundliche Einkaufsplattform für die Beschäftigten des Bundes. Zudem besteht die Möglichkeit, auf die Rahmenvereinbarungen des Bundes und behördeneigene Verträge (RV und EV) zuzugreifen und Transparenz über den gesamten Vertragsbestand und Ausschöpfungsgrade zu erhalten.
Ein Reporting-Tool bietet schließlich zusätzliche Auswertungs- und Steuerungsmöglichkeiten über die operativen und strategischen Kennzahlen für relevante Beschaffungsvorgänge. Alle IT-Lösungen sind miteinander über digitalisierte Schnittstellen verbunden und können sowohl integriert als auch modular von Behörden genutzt werden. Darüber hinaus werden Schnittstellen zu weiteren relevanten IT-Lösungen der Dienstekonsolidierung (wie bspw. E-Rechnungsportal) unterstützt.
Kernnutzen
Der Einsatz der IT-Maßnahme E-Beschaffung bietet folgenden Nutzen:
1. Standardisierung und Digitalisierung der Vorgangsbearbeitung (Ende-zu- Ende-Prozesse).
2. Erhöhung der Qualität, Transparenz und Effizienz in der Vorgangsbearbeitung.
3. Integration von Beschaffungs- und Haushaltsplanungsprozessen.
4. Reduzierung der Betriebskosten bzw. des Betriebsaufwands (standardisierte IT-Lösungen).
5. Vereinfachte Pflege der jeweils aktuellen IT-Sicherheits-,Datenschutz- und Innovationsmöglichkeiten.
Nutzerkreis
Maßnahmenlaufzeit
Einordnung der Maßnahme in den Gesamtkontext
Die Maßnahme E-Beschaffung ist der Domäne Enterprise Resource Planning (ERP) zugeordnet. Die Domäne Enterprise Resource Planning (ERP) umfasst Dienste zur IT-Unterstützung standardisierbarer Querschnittsaufgaben des Bundes. Die ERP-Dienste befassen sich typischerweise mit den in der Bundesverwaltung verwendeten Ressourcen, wie Haushalts– und Sachmittel sowie dem Personalmanagement.
| Dienst, der mit der IT-Maßnahme umgesetzt wird | Name der IT-Maßnahme, zu der die Abhängigkeit besteht | Erläuterung der Abhängigkeit |
|---|---|---|
| Beschaffung | KdB NG | Abrufbestellungen, die sich auf KdB NG-Rahmenvereinbarungen beziehen, werden in einem maschinenlesbaren Format an das KdB NG geschickt. Das Feld "Auftragsbestätigung" aus KdB NG (erfasst z.B. über Lieferantenplattform) wird vom Bundestemplate SAP S/4HANA E-Beschaffung übernommen. |
| Beschaffung | Mailserver | Bestellungen via Mail an einen Lieferanten (Anlage PDF) werden direkt versendet. |
| Beschaffung | CAFM, Dezentrale Haushalts-IT, E-Rechnung | CAFM: Entstehende Bedarfe im Liegenschafts- oder Fuhrparkmanagement sollen in die Lösungen dieser Maßnahme übergeben werden. Soweit originäre Beschaffungsinformationen (teil-)identisch mit Inventarisierungsdaten sind, wird zur Vermeidung von Doppelerfassungen und zur Erzielung einer einheitlichen Beschreibung/ Nomenklatur ein integrativer Ansatz verfolgt und eine Schnittstelle nach offenem Standard bereitgestellt, die einen definierten Datenkranz zur Weiterverwendung in CAFM liefert. |
| Beschaffung | Beschaffung und Implementierung einer SAM-Lösung | Übernahme von immateriellen Anlagebeständen (Softwarelizenzen) aus der Bestandsführung; Abgrenzung von Funktionalitäten. |
| Materialwirtschaft | Dezentrale Haushalts-IT | Dezentrale Haushalts-IT: Gemeinsame Realisierung von Template-Lösungen für Beschaffung und Haushalt zur integrativen Umsetzung der Dienste und Vermeidung von technischen Schnittstellen zwischen mehreren Lösungen. |
Kontakt
Umsetzende Behörde
Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI)