E-Rechnungsportal Bund
Artikel Digitale Lösungen
Die E-Rechnung ist ein wesentlicher Baustein der Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs und bietet Vorteile für Unternehmen sowie für die Verwaltung. Sie ermöglicht es Lieferanten des Bundes, elektronische Rechnungen an die Bundesverwaltung zu stellen. Die Maßnahme wurde Ende 2021 fertiggestellt und in den Wirkbetrieb überführt.
Ausgangssituation
Die EU hat im Jahr 2014 mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU Vorgaben zur Umsetzung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) erlassen. Als rechtliche Grundlage zur Einführung der E-Rechnung wurde 2017 in Deutschland die europäische Richtlinie 2014/55/EU mit Erweiterung des E-Government-Gesetzes (EGovG) in nationales Recht umgesetzt sowie mit der Einführung der E-Rechnungsverordnung (E-RechV) eine verbindliche Rechtsnorm geschaffen, die Details zur elektronischen Rechnungsstellung an die Bundesverwaltung regelt.
Bei einer E-Rechnung handelt es sich um einen maschinenlesbaren strukturierten Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931).
Der in Deutschland für die elektronische Übertragung von Rechnungen entwickelte Standard XRechnung setzt die Richtlinie 2014/55/EU maßgeblich um und erfüllt die Vorgaben der EN 16931. Der Standard XRechnung wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben. Die KoSIT koordiniert auch die Weiterentwicklung des Standards XRechnung unter Einbezug von Expertinnen und Experten aus Bund, Ländern und Kommunen. Weiterführende Informationen können auf der Internetseite der KoSIT abgerufen werden.
Zielbild
Über die vom Bund bereitgestellten Rechnungseingangsplattformen Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE) ist die Bundesverwaltung in der Lage, E-Rechnungen anzunehmen und damit nationale sowie europäische Vorgaben zu erfüllen.
Seit dem 27.11.2019 empfängt die gesamte unmittelbare Bundesverwaltung (über 100 Behörden) E-Rechnungen von ihren Lieferantinnen und Lieferanten über die ZRE.
Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung können sich freiwillig an die bereitgestellte OZG-RE anbinden, um den elektronischen Rechnungseingang sicherzustellen. Darüber hinaus können sich auch an einer Kooperation interessierte Bundesländer an die OZG-RE anbinden und so ihren Rechnungseingang digital umsetzen.
Seit dem 27.11.2020 sind die Lieferanten der Bundesverwaltungen verpflichtet, ihre Rechnungen grundsätzlich digital einzureichen.
Bisher gingen auf den beiden Rechnungseingangsplattformen des Bundes bereits mehrere Millionen E-Rechnungen ein. Angesichts dieser großen Akzeptanz der E-Rechnung wurde ein sehr wichtiger Etappenschritt auf dem Weg zum großen Ziel erreicht, den gesamten öffentlichen Einkauf medienbruchfrei zu digitalisieren.
Kernnutzen
Der Einsatz des Fachverfahrens E-Rechnung bietet folgenden Nutzen:
1. Vereinfachte und wesentlich effizientere Bearbeitung von Rechnungen.
Die medienbruchfreie elektronische Rechnungsstellung sowie verkürzte Durchlaufzeiten, standortunabhängige Prüfungen und Freigaben führen zur schnelleren Bearbeitung und pünktlichen Zahlung.
2. Wichtiger Beitrag zur Nachhaltigkeit der Verwaltung.
Einsparpotenziale bei Papier-, Druck- und Portokosten sowie Schonung der Umwelt durch weniger Papierverbrauch und den Wegfall von Transportwegen.
3. Wegbereiter für einen digitalisierten öffentlichen Einkaufsprozess.
Durch die Etablierung von Standards (z. B. XStandard, Peppol) sowie die Prüfung und Einführung von Verfahren im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI) zur Automatisierung von Prozessschritten ist die E-Rechnung eine lohnende Investition beim Erreichen des Ziels eines vollständig digitalisierten und automatisierten öffentlichen Einkaufsprozesses, der transparent, schnell und sicher abgewickelt wird.
Nutzerkreis
Maßnahmenlaufzeit
Einordnung der Maßnahme in den Gesamtkontext
Die IT-Maßnahme E-Rechnungsportal Bund ist der Domäne Enterprise Resource Planning (ERP) zugeordnet.
Die Domäne Enterprise Resource Planning (ERP) umfasst Dienste zur IT-Unterstützung standardisierbarer Querschnittsaufgaben des Bundes. Die ERP-Dienste befassen sich typischerweise mit den in der Bundesverwaltung verwendeten Ressourcen, wie Haushalts– und Sachmittel sowie dem Personalmanagement.
| Dienst, der mit der IT-Maßnahme umgesetzt wird | Name der IT-Maßnahme, zu der die Abhängigkeit besteht | Erläuterung der Abhängigkeit |
|---|---|---|
| Eingangsrechnungsdienst | Nutzerkonto Bund | Registrierung und Authentifizierung soll über Nutzerkonto Bund erfolgen. |
| Eingangsrechnungsdienst | Formularmanagement- System (FMS) | Erfassungsmöglichkeit für Rechnungen mittels FMS. |
| Eingangsrechnungsdienst | E-Akte Bund | Datenablage und -archivierung aus den Rechnungsverarbeitungssystemen der Behörden in der E-Akte (in der Umsetzung). |
| Eingangsrechnungsdienst | E-Beschaffung – Digitalisierung des Einkaufs im Bund | Verifikation von Informationen, Anbindung der Rechnungsverarbeitungssysteme der Behörden an das E-Beschaffungsportal. |
| Eingangsrechnungsdienst | E-Scannen | Gescannte Dokumente werden vom Scan-Verfahren über die Schnittstelle des Basisdienstes an die E-Rechnung übergeben (angedacht). |
| Eingangsrechnungsdienst | Verwaltungsportal Bund | Einbettung der Rechnungseingangsplattformen des Bundes in das Verwaltungsportal des Bundes (erreichbar unter verwaltung.bund.de). |
| Eingangsrechnungsdienst | Dezentrale HH-IT | Schaffung einer Einheitlichkeit der Systeme für die dezentrale Planung im Rechnungswesen. |
| Eingangsrechnungsdienst | ePayment Bund | Im Rahmen der Umsetzung des Ausgangsrechnungsdienstes werden die Rechnungseingangsplattformen des Bundes auf die Nachnutzbarkeit geprüft. Hierfür erfolgt ein enger Austausch mit der Maßnahme E-Rechnung. |
Kontakt
Umsetzende Behörde
Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI)