Fördermanagement
Artikel Digitale Lösungen
Die IT-Maßnahme „Evaluierung Fördermanagementdienst (FMD)“ führt im Rahmen des Programms Dienstekonsolidierung (DK) eine ergebnisoffene Evaluierung von Konsolidierungsmöglichkeiten im Bereich der Fördermanagementdienste durch. Es gilt zu entscheiden, ob das Fördermanagement aller fördernden Ressorts mit maximal zwei einheitlichen, leistungsstarken und sicheren IT-Lösungen auskommt, wie es die „Strategie Dienstekonsolidierung 2018-2025“ fordert - und wenn ja, mit welchen. Die Maßnahme umfasst auch die Ermittlung von Entwicklungsmöglichkeiten für die aktuelle IT-Lösung „profi“.
Ausgangssituation
Im Bereich des Fördermanagements gibt es eine starke Konzentration der Nutzung auf die IT-Lösung „profi“. Daneben gibt es in der Bundesverwaltung weitere IT-Lösungen, die für spezielle Anwendungsfälle – u. a. für das Fördermanagement in europäischen Förderverfahren und in der Förderung ausländischer Projekte - entwickelt wurden. Durch die Evaluierung der Konsolidierungsmöglichkeiten im Bereich der Fördermanagementdienste im Rahmen der IT-Maßnahme FMD sollen Konsolidierungspotenziale erkannt und Projektpläne für eine Vereinheitlichung der Förderverwaltung in der Bundesverwaltung angestrebt werden. Die Evaluierung verfolgt einen ergebnisoffenen Ansatz.
Zielbild
Die IT-Maßnahme FMD verfolgt mehrere übergeordnete Projektziele: Zunächst sollen die Potenziale, aber auch Grenzen einer weiteren Konsolidierung von Fördermanagementdiensten und darin abgebildeten Verfahren in der Bundesverwaltung ermittelt werden. Dabei werden auch Entwicklungsmöglichkeiten des aktuellen profi-Verfahrens unter Berücksichtigung der Strategie der Dienstekonsolidierung und in Abgrenzung zu Funktionen, die in anderen Diensten enthalten sind, sowie die Möglichkeit einer Schnittstelle zu den definierten Finanzverwaltungssystemen des Bundes geprüft. Die Einbindung der Anwendenden erfolgt im Rahmen einer ressortweiten Abfrage inklusive der nachgeordneten Bereiche zur Ist-Analyse und Anforderungserhebung.
Die bereits bestehende, jedoch in Teilen nicht mehr aktuelle und im Erhebungsrahmen sehr viel kleiner gestaltete Analyse des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI) aus dem Jahre 2019 wird dabei in die Erhebung miteinbezogen.
Darauf aufbauend werden mögliche Lösungsszenarien für eine umfassendere Konsolidierung der Fördermanagementdienste und darin abgebildeten Verfahren basierend auf maximal zwei einheitlichen IT-Lösungen für die Bundesverwaltung beschrieben. Diese können sowohl die Beibehaltung von Bestandssystemen, deren Weiterentwicklung sowie die Empfehlung zur (modularen) Neuentwicklung beinhalten. Ebenfalls Gegenstand der Untersuchung sind die Aufwände der Ertüchtigung sowie des Betriebes der konsolidierten Lösung(en).
Für die identifizierten und in Abstimmung mit den verantwortlichen Akteuren der Dienstekonsolidierung ausgewählten, umzusetzenden technischen Lösungen, sollen – nach erfolgter Abstimmung mit dem Ressortkreis (FF: BMI) Projektpläne für die Realisierung erstellt werden. Diese Pläne werden in einer Transitionsphase gemeinsam mit der Evaluierungsmaßnahme sowie mit den zu benennenden Maßnahmenverantwortlichen der Umsetzungsmaßnahme(n) erstellt und als eigene Maßnahmenblätter in das IT-Rahmenkonzept des Bundes aufgenommen.
Kernnutzen
Der Einsatz der IT-Maßnahme Fördermanagementdienste bietet folgenden Nutzen:
Durch die Evaluierung der Konsolidierungsmöglichkeiten im Bereich FMD sollen Konsolidierungspotenziale erkannt werden, die in Projektpläne für eine Vereinheitlichung der Förderverwaltung in der Bundesverwaltung münden. Es ist zu erwarten, dass die Reduzierung der IT-Lösungen, die die Bundesverwaltung für gleiche Funktionen verwendet, die Entwicklungs- und Betriebskosten im Bereich der "Gemeinsamen IT des Bundes" senken wird. Die eingesparten Mittel sollen für eine weitere Modernisierung der IT genutzt werden. Zugleich steht allen Bundesbehörden eine leistungsfähige, gleichwertige und gleichartige Software zur Verfügung.
Kern-Inhalte der Maßnahme:
1. Erhebung der unterstützenden IT-Verfahren des Fördermanagements innerhalb der Bundesverwaltung sowie angeschlossener IT-Verfahren und maßgeblicher Fördermanagementdienste im europäischen Umfeld sowie Feststellung des jeweiligen Funktionsumfangs.
2. Erhebung, Konsolidierung und Beschreibung von Anforderungen und Anforderungs-Clustern, insbesondere unter Berücksichtigung der Rahmenarchitektur der Fördermanagementdienste der Bundesverwaltung.
3. Ermittlung von Entwicklungs- sowie Erweiterungsmöglichkeiten des aktuellen IT-Verfahrens „profi“ unter Berücksichtigung der Strategie der Dienstekonsolidierung.
4. Evaluierung der aktuellen IT-Verfahren unter dem Gesichtspunkt der allgemeinen Wirtschaftlichkeit einer möglichen bundesweiten Nutzung.
5. Beschreibung und Konzeption möglicher Lösungsalternativen zur Herstellung einer umfassenderen Konsolidierung der IT-Verfahren des Fördermanagements innerhalb der Bundesverwaltung.
6. Erstellung von Projektplänen für das weitere Vorgehen gemeinsam mit den Maßnahmenverantwortlichen der Umsetzungsmaßnahme(n).
Nutzerkreis
Maßnahmenlaufzeit
Einordnung der Maßnahme in den Gesamtkontext
Die IT-Maßnahme Fördermanagementdienst ist der Domäne Enterprise Resource Planning (ERP) zugeordnet.
Die Domäne Enterprise Resource Planning (ERP) umfasst Dienste zur IT-Unterstützung standardisierbarer Querschnittsaufgaben des Bundes. Die ERP-Dienste befassen sich typischerweise mit den in der Bundesverwaltung verwendeten Ressourcen, wie Haushalts– und Sachmittel sowie dem Personalmanagement.
| Dienst, der mit der IT-Maßnahme umgesetzt wird | Name der IT-Maßnahme, zu der die Abhängigkeit besteht | Erläuterung der Abhängigkeit |
|---|---|---|
| Förderbearbeitung | Dezentrale HH-IT | Die Betreuung von Förderprojekten bedarf einer Möglichkeit, die entsprechenden Fördermittel zu budgetieren und zu bewirtschaften. Hierfür müssen Schnittstellen zu den Haushaltsverfahren realisiert werden. |
| Förderbearbeitung | E-Rechnung | Berücksichtigung der Konzeptvorgaben für den elektronischen Rechnungsverkehr. |
| Förderbearbeitung | E-Akte | Berücksichtigung der Konzeptvorgaben für Veraktung, Abgrenzung zu Funktionalitäten der IT-Maßnahme. |
| Förderbearbeitungsdienst | PVS | Genutzt wird der Organisationsdienst für die Steuerung von Berechtigungen und Prozessen in FMD. |
| Zuwendungsreporting | Analytics | Auswertung und Verteilung der in FMD generierten Berichte und Analysen zum Fördergeschehen. Es werden insbesondere die Dienste Data Warehouse und Berichtswesen genutzt. |
| Zuwendungsreporting | OpenData | Bereitstellung von Förderdaten sowie zugehörigen Metadaten über den OpenData-Austauschdienst unter Nutzung der hierfür bereitgestellten Programmierschnittstellen (API). |
Kontakt
Umsetzende Behörde
Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF)