Kern der Dienstekonsolidierung

Evaluation, Ertüchtigung, Entwicklung und Umsetzung der IT-Lösungen für die verschiedenen geforderten Funktionalitäten erfolgen in den rund 40 IT-Maßnahmen der Dienstekonsolidierung. Sie bilden das Grundgerüst für die zukünftig in der Bundesverwaltung eingesetzten IT-Lösungen und Verfahren.

Bündelung in 4 Dienstedomänen

Die bisher genutzten Dienste wurden zur besseren Übersichtlichkeit in vier Bereiche – sogenannte Dienstedomänen – gebündelt, die jeweils einen anderen thematischen Schwerpunkt verfolgen:

• E-Government (EGOV)
• Elektronische Verwaltungsarbeit (EVA)
• Enterprise Resource Planning (ERP)
• Infrastrukturdienste (INF)

Im nächsten Schritt wurde diese Aufstellung um Dienste, die zum einen noch fehlten, jedoch zur Aufgabenerfüllung benötigt werden sowie um neue Dienste, die die Zukunftsfähigkeit der IT des Bundes gewährleisten, ergänzt und eben diesen Bereichen zugeordnet. So entstand eine „Dienstelandkarte“, in der alle künftigen Dienste abgebildet sind. Diese bildet den konkreten Arbeitsumfang der Dienstekonsolidierung ab.
Im Einzelnen wurden folgende Handlungsfelder identifiziert, die künftig durch bestehende und neue IT-Maßnahmen konkretisiert und operationalisiert werden:

Logos der einzelnen Domänen der Dienstekonsolidierung. (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster) Quelle: BMI

Dienstedomäne E-Government

• Kommunikationskanäle: Ausbau und Vereinheitlichung
• E-Demokratie: Einbeziehung der Zivilgesellschaft in politische Prozesse
• Transaktion mit Bürgerinnen und Bürgern: Ermöglichung medienbruchfreier Transaktionen
• Transaktion mit Unternehmen: Ermöglichung von Transaktionen mit der Verwaltung für Unternehmen

Dienstedomäne Elektronische Verwaltungsarbeit

• Dokumentierte Verwaltungsarbeit: Verwaltung und Aufbewahrung von aktenrelevantem Schriftgut
• Kollaborative Verwaltungsarbeit: Informelle Zusammenarbeit in der Verwaltung
• Gesteuerte Verwaltungsarbeit: Formelle Beteiligung und Unterstützung strukturierter Abläufe
• Vernetzte Verwaltungsarbeit: Management von Informationen und Wissen der Verwaltung

Dienstedomäne Enterprise Resource Planning

• Haushalt: Aufstellung, Bewirtschaftung und Kontrolle des Bundeshaushaltes
• Personal: Wahrnehmung der Aufgaben der Personalverwaltung
• Fördermanagement: Planung, Beantragung und Vergabe von Fördermitteln
• Logistik: Beschaffung, Verwaltung, Disposition und Aussonderung von Sach-Ressourcen
• Steuerung und Information: IT-Unterstützung des Controllings

Dienstedomäne Infrastruktur

• Cloudbasierte Servicemodelle: Grundlage des künftigen, hochskalierbaren IT-Betriebs
• Software-Entwicklung: Schaffung einer einheitlichen Entwicklungsplattform
• Client-Arbeitsplatz: Entwicklung eines effizienten zentralen Betriebsmodells
• IT-Sicherheit: Gewährleistung der IT-Sicherheit
• Netze und Kommunikation: Leistungsfähige Netz- und Kommunikationsinfrastruktur

Die architektonischen Grundlage für integrierte IT-Lösungen der jeweiligen Domänen liefern sogenannte Domänenarchitekturen, um für die Bundesverwaltung einheitliche und medienbruchfreie Prozesse zu ermöglichen.

IT-Maßnahmen realisieren die Umsetzung

Auf der Basis der Dienstelandkarte wurden rund 40 IT-Projekte, sogenannte Maßnahmen, aufgesetzt, die die Realisierung der identifizierten Entwicklungsbedarfe sicherstellen. Dabei kann eine Maßnahme verschiedene Dienste umsetzen, andererseits werden einige Dienste auch durch mehrere Maßnahmen gemeinsam realisiert. Das Zusammenspiel der unterschiedlichen Maßnahmen wird durch ein übergeordnetes Architekturmanagement orchestriert. So ist ein abgestimmtes Vorgehen und ein konsolidiertes Gesamtbild sichergestellt.

Dabei wird zwischen folgenden Typen von IT-Maßnahmen unterschieden:

• Ertüchtigungsmaßnahme:
  IT-Maßnahme zum Ausbau einer bestehenden IT-Lösung oder zur Konsolidierung bestehender IT-Lösungen
• Beschaffungsmaßnahme:
  IT-Maßnahme zur Beschaffung einer IT-Lösung
• Entwicklungsmaßnahme:
  IT-Maßnahme zur Entwicklung einer IT-Lösung
• Evaluierungsmaßnahme:
  IT-Maßnahme, zu der zunächst der Umfang und die Art und Weise der Realisierung untersucht und festgelegt wird, bevor eine Typisierung in eine der drei obigen IT-Maßnahmentypen erfolgen kann

Aktuell befinden sich rund 30 Maßnahmen in der Umsetzung, die künftig knapp 200 Bundesbehörden zur Verfügung stehen und nicht nur die IT-Landschaft vereinheitlichen und modernisieren, sondern auch Arbeitsprozesse digitalisieren und vereinfachen. Dabei wird bei allen Maßnahmen das Verbesserungspotenzial durch moderne digitale Lösungen überprüft, damit alte Systeme oder analoge Prozesse nicht einfach nur übernommen werden. Dadurch wird eine leistungsfähige, zukunftssichere und bedarfsgerechte Unterstützung der Verwaltungsaufgaben des Bundes gemäß der IT-Strategie des Bundes gewährleistet.

Die Umsetzung der Strategie Dienstekonsolidierung

Bei der Umsetzung der Strategie Dienstekonsolidierung werden jedes Jahr folgende Stufen durchlaufen und die dabei erarbeiteten Ergebnisse erweitert und weiter verfeinert:

Die Umsetzung der Strategie der Dienstekonsolidierung erfolgt in einem sich jährlich wiederholenden Dreiklang aus Identfikation und Einordnung von Diensten, Planung und Durchführung von IT-Maßnahmen und Konsolidierung der Dienstestruktur. (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster) Quelle: BMI

Mit Beendigung der dritten und letzten Phase ist die jeweilige IT-Maßnahme abgeschlossen und wird als IT-Verfahren weitergeführt, sobald die entwickelte IT-Lösung im jeweils benötigten Einsatzfeld eingeführt ist.
Der Zusammenschluss gemeinsam genutzter Basis-, Querschnitts- und Infrastrukturdienste mit gleichartigen Funktionalitäten bedeutet eine enorme Vereinfachung für Behördenmitarbeiterinnen und -mitarbeiter. Künftig stehen in allen Behörden dieselben leistungsfähigen Anwendungen zur Verfügung, eine Zusammenarbeit und eine Interoperabilität der Systeme wird so deutlich erleichtert. Zahlreiche Maßnahmen der Dienstekonsolidierung fließen als Bundesleistung auch in ein weiteres großes Digitalisierungsprojekt, das Online-Zugangs-Gesetz (OZG) ein. So profitieren auch Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen davon, indem Verwaltungsleistungen künftig (auch) im föderalen Kontext digital angeboten und digitale Zugänge zur Verwaltung barrierefrei gestaltet werden.