Prozessmanagement
Artikel Digitale Lösungen
Die Maßnahme unterstützt die Einführung und Weiterentwicklung von Prozessmanagement innerhalb der Bundesverwaltung durch Standardisierung, Beschreibung bewährter Vorgehensweisen, niederschwellige Angebote und die Einführung eines schlüsselfertigen Produkts sowie eines wirtschaftlichen IT-Betriebs für den Dienst.
Ausgangssituation
In der Bundesverwaltung werden mehr als 12 unterschiedliche Prozessmanagement-Werkzeuge in unterschiedlichsten Versionen mit unterschiedlichen Zielstellungen eingesetzt. In der Konsequenz existieren keine einheitlichen Standards, keine vergleichbaren Vorgehensweisen und divergierende Reifegrade. Eine Austauschbarkeit von Arbeitsergebnissen ist deshalb und aufgrund starker Inkompatibilität der Werkzeuge untereinander nicht gegeben.
Ebenso wird auch die gesetzliche Verpflichtung zum Dokumentieren und Optimieren von Prozessen nicht überall und wenn, dann nicht in vergleichbarer Qualität umgesetzt.
Zielbild
Die Bundesverwaltung besitzt in Bezug auf die Grundlagen des Prozessmanagements ein gemeinsames Verständnis und befolgt einheitliche Standards in Bezug auf das Vorgehen zur Erstellung von und die Qualität der Prozessdokumentationen. Durch technische und organisatorische Standardisierung können Diagramme zwischen unterschiedlichen Beteiligten unabhängig vom eingesetzten Werkzeug verlustfrei ausgetauscht werden. Ein vorkonfiguriertes Produkt für Prozessmanagement bietet den Bundesbehörden die notwendigen Funktionalitäten zum Dokumentieren, Optimieren und Steuern von Prozessen an. Ein Bestandteil davon ermöglicht ein niederschwelliges Angebot zur Einbindung der Fachbehörden auf Basis der FIM-Systematik.
Kernnutzen
Der Einsatz der IT-Maßnahme Prozessmanagement bietet folgenden Nutzen:
1. Hilfestellungen, die den Einstieg von Behörden in das Thema Prozessmanagement anhand bewährter Vorgehensweisen erleichtern
2. Gemeinsame Standards, die den Austausch von Erfahrungen und Diagrammen möglich machen.
3. Verbesserte Planbarkeit und Durchführbarkeit von Digitalisierungsprojekten durch dokumentierte Prozesse.
4. Mehr Transparenz in Verwaltungsprozessen für die Bürgerinnen und Bürger durch das Entstehen von Prozessdokumentationen.
5. Zentrale Werkzeuge für ein effizientes Prozessmanagement.
Nutzerkreis
Maßnahmenlaufzeit
Einordnung der Maßnahme in den Gesamtkontext
Die IT-Maßnahme Prozessmanagement ist der Domäne Elektronische Verwaltungsarbeit (EVA) zugeordnet.
Die Domäne Elektronische Verwaltungsarbeit (EVA) umfasst Dienste, die eine effiziente, effektive und bedarfsgerechte IT-Unterstützung der Beschäftigten der Bundesverwaltung im Rahmen der Verwaltungsarbeit ermöglichen. EVA-Dienste optimieren die Dokumentation von Verwaltungshandeln und bilden die internen Schnittstellen der Verwaltungsarbeit.
Kontakt
Umsetzende Behörde
Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI)