Wirtschaftlichkeit ist in der öffentlichen Verwaltung ein Handlungsgrundsatz. Gemäß § 7 Bundeshaushaltsordnung (BHO) und den hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften (VV-BHO) sind für alle finanzwirksamen Maßnahmen in der Bundesverwaltung, insbesondere beim Einsatz der Informationstechnik (IT), angemessene Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen (WiBe) vorgeschrieben.

Zur Umsetzung der BHO und den dazu erlassenen VV-BHO auf die speziellen Erfordernisse der IT wurde bereits 1992 eine Handlungsanweisung, das Fachkonzept WiBe erarbeitet. Dieses Fachkonzept trägt den Titel "Konzept zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen in der Bundesverwaltung, insbesondere beim Einsatz der IT" und ist für die gesamte Bundesverwaltung verbindlich.

Mit diesem Fachkonzept wird IT-Maßnahmenverantwortlichen eine methodische und inhaltliche Unterstützung an die Hand gegeben, mit der sich begründete und nachvollziehbare Aussagen über die Wirtschaftlichkeit von IT-Maßnahmen treffen lassen. Ferner wird mit einem flächendeckenden Einsatz der WiBe eine methodisch einheitliche Vorgehensweise und damit Vergleichbarkeit erreicht.

Bei der Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen ist die nach den Erfordernissen des Einzelfalls einfachste und wirtschaftlichste Methode anzuwenden. Auch für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit. Nach Interpretation des Fachkonzepts darf der Aufwand zur Durchführung einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nicht größer sein als 5% des Aufwands der Maßnahme selbst. Selbst bei kleineren Investitionsmaßnahmen sind Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen nach der Kapitalwertmethode durchzuführen. Es ist hier für jeden Einzelfall zu prüfen, welche Ausprägung diese haben sollen (beispielsweise Kostenvergleichsberechnungen oder Angebotsvergleiche).

Zur IT-gestützten Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen im Zusammenhang mit Investitionen in der öffentlichen Verwaltung ist eine Software entwickelt worden, der WiBe Kalkulator. Diese Software wurde bereits 1992 entwickelt und wird seit Mitte 2006 plattformübergreifend und kostenlos zur Verfügung gestellt.