Um die Aufgaben des Einkaufs zu koordinieren und die Rahmenvereinbarungen des Bundes zu verwalten, wurde eine eigene Geschäftsstelle eingerichtet. Die Geschäftsstelle Kaufhaus des Bundes (GSt. KdB) ist Ansprechpartner sowohl für die angeschlossenen Behörden, als auch für interessierte Unternehmen. Das Kaufhaus des Bundes ist die zentrale, elektronische Einkaufsplattform für Behörden und Einrichtungen auf Bundesebene.

Der gebündelte Einkauf von Standardprodukten für die Bundesverwaltung wird nach einem Beschluss aller Bundesministerien von festgelegten Zentralen Beschaffungsstellen (ZBSt.) durchgeführt. Nur so kann gewährleistet werden, dass für dasselbe Produkt nicht mehrere Rahmenvereinbarungen abgeschlossen werden und keine Synergieeffekte verloren gehen. Rahmenvereinbarungen bündeln Bedarfe; aufwändige Einzelverfahren entfallen, dies bedeutet eine erhebliche Entlastung für die Behörden und Einrichtungen: Sie müssen nicht mehr bei jedem internen Bestellwunsch eine Vergabestelle einschalten bzw. selbst ein Vergabeverfahren durchführen. Rahmenvereinbarungen senken also die Kosten in der Verwaltung.

Vier Zentrale Beschaffungsstellen bündeln die Bedarfe der öffentlichen Verwaltung auf Grundlage von Bedarfserhebungen und schließen Rahmenvereinbarungen über Standardprodukte und -dienstleistungen mit den Unternehmen ab.

Vor einer Ausschreibung wird der benötigte Bedarf bundesweit ermittelt und dient der späteren Ausschreibung als Grundlage. Alle Behörden und Einrichtungen des Bundes können ihren Bedarf melden und dieser wird in der Ausschreibung berücksichtigt. So profitieren auch die Unternehmen von diesem Verfahren, da sie größere Aufträge erhalten und planungssicherer kalkulieren können.

Auf der Grundlage der bisherigen Erfahrungen beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen für die Bundesverwaltung haben die Zentralen Beschaffungsstellen (ZBSt.) ein Sortiment aus derzeit rund 140.000 Produkten/Dienstleistungen zusammengestellt, die elektronisch über das Kaufhaus des Bundes abrufbar sind. Produkte und Dienstleistungen können aus über 620 Rahmenvereinbarungen im Kaufhaus des Bundes bestellt werden.

Die öffentliche Verwaltung kann ganz einfach Waren und Dienstleistungen über das Kaufhaus des Bundes (KdB) direkt online beim Lieferanten beziehungsweise Dienstleister bestellen. Produkte ordern, die Bestellung genehmigen lassen und den Auftrag an den Lieferanten weiterleiten – das geht alles ohne Papier, direkt über die Plattform.

Die Bundesrepublik Deutschland schließt regelmäßig Rahmenvereinbarungen mit Unternehmen ab, um die Einkäufe der Bundesbehörden zu bündeln. Die Möglichkeit von einem Vertragsabschluss mit der Bundesrepublik Deutschland zu profitieren, steht jedem Unternehmen offen.